Aktenplan

hallo,
ich bin Mitarbeiter einer Einrichtung für Menschen mit Behinderung. Im Zuge der QM-Einführung habe ich mit zwei weiteren Kollegen die Aufgabe bekommen einen Aktenplan zu erstellen. Wie kann ich denn da am besten vorgehen? Wir sind etwas hilflos und würden uns über Deine Denkanstöße und Ideen sehr freuen und es würde mit Sicherheit helfen. Danke! Gruß Matthias

Hallo Matthias
Ich gehe davon aus, dass ein Aktenplan eine Liste mit allen archivierten Dokumenten aus dem QM-System ist (z.B. alle Aufzeichnungen). Ich kenne diesen Ausdruck nicht in der Schweiz.
Eine einfache Lösung könnte sein, eine Excelliste zu erstellen mit den Spalten:
- Identifikation der Akte (Nummer, Name, Datum,...)
- Thema der Akte
- Verantworlticher für die Akte
- Aufbewahrungsort
- Aufbewahrungsdauer
Freundliche Grüsse
Florian Padrutt


qm-online.ch

Hallo Matthias,
hallo Florian,
Aktenplan könnte man auch als Aktenorganisation verstehen.
Um bestehende Akten zu erfassen, kannst die von von Florian vorgeschlagene Methode = Liste/Matrix anwenden.
Wie man sonst Akten Ornagnisiert und hierfür Aktenzeichen hierfür vergibt etc. Dafür gibt es festglegte Verfahren. Diese ähneln sich meistens. Eine Anwaltskanzlei vergibt Aktenzeichen ein wenig anders als ein Krankenhaus. Es gibt aber auch Betriebe, die ihr eigentümliches Verfahren entwickelt haben. Ein solches Verfahren existiert vielleicht auch bei euch im Betrieb. Dort nachfragen oder sonst bei externen Kollegen der gleichen Branche, wie die es machen.
Oft macht man so etwas auch mit Hilfe einer Software. Lies dir mal die Anwendungsbeschreibung zu dieser Freeware hier: www.must.de/default.html?Azfuse.htm . Die Freeware kannst du hier runterladen: www.must.de/default.html?Freeware.htm .
Ich hoffe, du kommst du so auf viele Gedanken, wie man so etwas auch manuell entwickeln könnte.

Viele Grüsse
Konstantin

Hallo Matthias,
Der klassische Aktenplan fand vor allem Anwendung in Bibliotheken und Archiven. Ich halte den klassischen Aktenplan nur noch für ruhende Dokumente geeignet. Die Akten wurden nach Sachgebieten mit Sachgebiets-Nr. geordnet. Auf der 2 Ebene befanden sich Teilgebiete und anschließend wurden die Einzelakten, Ordner, Mappen etc. nummeriert und meist chronologisch oder alphabetisch geordnet. Das Nummerierungssystem war in einer Baumstruktur aufgebaut. Die Anwendung des statischen klassischen Aktenplanes für hochdynamische Prozesse und Dokumente hat immer Probleme bereitet, wenn in einem Vorgang plötzlich weitere Ordner/Akten eingefügt werden mussten. Dann platzt immer wieder das Nummernsystem.
Die Gliederung des QM-Handbuches (Vorgabedokument) gleicht häufig dem klassischen Aktenplan - 1. Ebene QMH, 2. Ebene VA, 3. Ebene AA, darunter Protokolle, Formulare etc.
Im QM-System gibt es eine Übersicht über qualitätsrelevante Dokumente, bei mir heist die Übersicht einfach Dokumentenmatrix. Ergänzend habe ich die wirtschaftlichen, personalrelevanten und steuerrelevanten Dokumente mit aufgenommen.
Enthalten sind Aufbewahrungsort, Archivierungsdauer und die Verantwortung für die Überwachung und Lenkung. Wo es angebracht ist habe ich noch zwischen Vorgabe- und Nachweisdokumenten unterschieden.
Gruß
Vivian