QM im Büromanagement

Hallo an alle,
ich bin neu in einem Unternehmen und soll unter QM-Aspekten das Büromanagement näher beleuchten? War hat da Erfahrung mit gemacht? Was ist zu beachten? Wo kann ich zum Thema eventuell etwas nachlesen?
Für die Antworten danke ich jetzt schon mal!!!
Gruss Regi

Hallo Regi,
hier etwas, das vielleicht als erste Hilfe dienen kann, ich finde folgenden "einminütigen Kursus für Qualitätsmanagement" sehr gut und umfassend:
Sag was Du tust.
Tu, was Du sagst .
Dokumentiere was Du tust.
Zeige, das Du es (so) getan hast.
Überprüfe (schau Dir das Ganze noch einmal an) und verbessere.
Führe!!!!
Kommuniziere!!!!
Also: Lerne Deine Prozesse kennen und mache Dir ein Bild davon. Finde Verbesserungsmöglichkeiten. Werde Dir darüber klar, was in Euren Prozessen Qualität ausmacht, also wo den Kunden ein Nutzen gestiftet wird und wie man den messen kann.
Kümere Dich um die Sorgen und Nöte der Mitarbeiter und versuche ihr Wissen zu dokumentieren (um es für das Unternehmen zu sichern) und gib ihnen eine Möglichkeit, konstruktiv auf ihr Arbeitsumfeld Einfluss zu nehmen (Verbesserungsvorschläge, Vorschlagwesen).
Und vor allem, frage ganz häufig "warum?" und lass dabei niemals die Antwort (en) gelten: "Weil wir ds schon immer so gemacht haben" oder "Weil Herr oder Frau xy mir das so gesagt hat"
Ich hoffe, ein bisschen weitergeholfen zu haben.
Grüße,
Tim

www.gerdes-consulting.de

Hallo Regi,
zuerst lasse Diplomatie walten. Höre und schau' erst einmal wie das Unternehmen tickt ob innovative Ideen und Verbesserungsvorschläge überhaupt willkommen sind. Ich habe in dieser Hinsicht ganz böse Erfahrungen gemacht.
Höre den Mitarbeitern zu und schaue was sie tun. Ich habe die Erfahrung gemacht, dass die besten Ideen entstehen, wenn man den Prozess erst einmal möglichst detailliert kennt, jedoch noch nicht ganz in den bestehenden Prozess integriert (und betriebsblind) ist.
Werde zum Ansprechpartner für Mitarbeiter, viele Mitarbeiter sind froh, wenn sich jemand ihrer Probleme annimmt, eine Lösung dafür findet und das ganze noch zum Chef trägt. Viele Mitarbeiter sind nach jahrelanger Tätigkeit in ein und derselben Abteilung nicht bereit, diesen Schritt selbst zu gehen. Das ist natürlich abhängig vom allgemeinen Klima und Kultur des Unternehmens.
Ich würde keinesfalls sofort vorpreschen: Ich bin neu, jetzt wird alles anders. Damit provozierst du den Widerstand deiner Mitarbeiter - "neue Besen kehren gut".
Was verstehst du unter Büromanagement - ist leider ein Sammelbegriff für alles mögliche? Als Büromanagement wird gute Assistenzarbeit bezeichnet oder auch die gesamte Verwaltungsorganisation eines Unternehmens. Welche Vorkenntnisse hast du? Wo liegt der Schwerpunkt bzw. die Grenzen deiner Aufgabe?

Gruß
Vivian

: Hallo Regi,
: zuerst lasse Diplomatie walten. Höre und schau' erst einmal wie das Unternehmen tickt ob innovative Ideen und Verbesserungsvorschläge überhaupt willkommen sind. Ich habe in dieser Hinsicht ganz böse Erfahrungen gemacht.
: Höre den Mitarbeitern zu und schaue was sie tun. Ich habe die Erfahrung gemacht, dass die besten Ideen entstehen, wenn man den Prozess erst einmal möglichst detailliert kennt, jedoch noch nicht ganz in den bestehenden Prozess integriert (und betriebsblind) ist.
: Werde zum Ansprechpartner für Mitarbeiter, viele Mitarbeiter sind froh, wenn sich jemand ihrer Probleme annimmt, eine Lösung dafür findet und das ganze noch zum Chef trägt. Viele Mitarbeiter sind nach jahrelanger Tätigkeit in ein und derselben Abteilung nicht bereit, diesen Schritt selbst zu gehen. Das ist natürlich abhängig vom allgemeinen Klima und Kultur des Unternehmens.
: Ich würde keinesfalls sofort vorpreschen: Ich bin neu, jetzt wird alles anders. Damit provozierst du den Widerstand deiner Mitarbeiter - "neue Besen kehren gut".
: Was verstehst du unter Büromanagement - ist leider ein Sammelbegriff für alles mögliche? Als Büromanagement wird gute Assistenzarbeit bezeichnet oder auch die gesamte Verwaltungsorganisation eines Unternehmens. Welche Vorkenntnisse hast du? Wo liegt der Schwerpunkt bzw. die Grenzen deiner Aufgabe?
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: Gruß
: Vivian

Hallo Vivian,
danke erstmal für deine Anregungen grundstätzlicher Art. Die zu berücksichtigen muss ich mir noch zu eigen machen. Aber um zu deiner frage zu kommen, was ich unter Büromanagement verstehe, folgendes dazu. Also es geht schonum die gesamte Verwaltungsorganisation. Bei dem Unternehmen handelt es sich um ein Kleinunternehmen, also fällt der Vewaltungskram in den Handlungsbereich des Sekretariats. Mein Job ist es zu schauen, welche grundsätzlichen Abläufe zu berücksichtigen sind (Posteingang / -ausgang, Ablagesystem, etc.), welche davon im Unternehmen etabliert sind, welche fehlen. Mir fehlt allerdings der Überblick, was in einem gut funktionierenden Sekretariat alles gemacht wird.
Falls du da nähere Infos oder Tipps hast, wäre ich glücklich.
Gruss Regi

Hallo Regi!
Such' doch mal weiter unten im Forum nach "Giovanni's Pizzaservice" von Martin S. Er beschreibt wunderbar, wie man auf minimalem Raum QM betreibt. Das Prinzip ist eigentlich immer das gleiche: Stell' fest, was wie läuft, schreib's auf. Frag' Dich, was eine Ferienaushilfe an Deiner Stelle noch an Informationen benötigen könnte, schreib's auf. Überleg' Dir, woran Du festmachst, ob die Arbeit gut oder schlecht gemacht wird. Das sind Deine Kennzahlen (wenn Du welche willst). Dann überleg' Dir, wie Du die Arbeit beschleunigen und vereinfachen kannst. Deine eigene Faulheit ist der beste Ratgeber. Welche Formulare sind eigentlich überflüssig, was hält die Abläufe am meisten auf, wo müssen Leute Umwege machen. Überleg' Dir, wie Du das abstellst und mach's. Falls Du vorher Kennzahlen ermittelt hast, müßten sie durch Deine Maßnahmen besser werden.
Grundprinzip: Nie, nie von irgendwelchen Normen ausgehen, sondern immer von der tatsächlichen Arbeit. Dann ist's einfach!
Viel Spaß
Frank