Verbesserungsvorschläge, (interne) Fehlermeldungen

Hallo Zusammen,
bin auf der Suche nach einem einfachen Verfahren, das von den Kollegen gut angenommen wird:
Läuft etwas in der Firma nicht optimal oder treten Fehler z.B. durch mangelnden Informationsfluß, Störquellen o.ä. auf, sollten doch auch diese Dinge im Rahmen der ISO9001:2000 (ständige Verbesserung) behandelt werden. Eine regelmäßige Bewertung der Fehler b.z.w. der Wirksamkeit der Maßnahmen wäre ebenfalls gut.
Wir wird mit solcherlei Problemen bei Euch umgegangen?
Welche Möglichlkeiten gibt es, den Kollegen das Ausfüllen/Bearbeiten schmackhaft zu machen. (Ein Telefonat mit dem direkt Betroffenen ist do um so viel leichter!!)
Freue mich auf die Antworten.
Grüße
Lharena

: Wir wird mit solcherlei Problemen bei Euch umgegangen?
: Welche Möglichlkeiten gibt es, den Kollegen das Ausfüllen/Bearbeiten schmackhaft zu machen. (Ein Telefonat mit dem direkt Betroffenen ist do um so viel leichter!!)
Hallo Lharena,
wir haben seit 2001 solch ein Verbesserungswesen eingeführt und es wird auch sehr gut angenommen. Früher wurden solche Verbesserungsvorschläge auch immer per Telefon oder mündlich an die verantwortliche Person herangetragen. Und man kennt sich ja selbst. Wenn nicht alles schriftlich niedergelegt ist gerät es irgendwann in Vergessenheit.
Jeder Mitarbeiter in unserer Firma hat die Möglichkeit, den festgestellten Mangel auf einem Formblatt niederzuschreiben und bei der QS abzugeben. Die sogenannte "Mängelanzeige" erhält dann eine offizielle Nummer und wird bis zur Erledigung weiterverfolgt. Eine Übersicht der noch offenen Mängelanzeigen wird wöchentlich aktualisiert am schwarzen Brett ausgehangen. So wird jeder Vorgang öffentlich und keiner kann sich seiner Verantwortung entziehen.
Somit funktioniert unser Verfahren recht gut und es kommen so manche Mängel ans Tageslicht, die sonst irgendwo verschwunden wären.
Ich hoffe dir damit geholfen zu haben.

Hallo Lharena,
ich bekomme von unseren Mitarbeitern bis jetzt jegliche Kritik, interessante Vorschläge und Beschwerden ausschließlich mündlich mitgeteilt, möglichst noch in der Mittagspause.
Für mich ist diese Situation höchst unbefriedigend. Die Masse der beachtenswerten Faktoren ist erheblich.
Es ist außerdem schwer solche Situationen wirksam zu moderieren und pauschale Meckerei von ernsthafter Kritik zu unterscheiden.
Wenn ich entscheiden dürfte, würde ich ein unkompliziertes Formular einführen, wo Mitarbeiter ihre Kritik in kurzen Stichpunkten aufschreiben können. Das Formular sollte unbedingt ein Feld für Vorschläge und Maßnahmen enthalten.
Ich gehe mal von mir aus, während ich meine Kritik, meinen Vorschlag ... etc. schriftlich formuliere, denke ich intensiver darüber nach und in den meisten Fällen fällt mir bereits eine mögliche Lösung des Problems ein.
Die Vorschläge/Probleme werden anschließend in Qualitätszirkeln sachlich analysiert und Maßnahmen festgelegt. Zum Qualitätszirkel gehören Spielregeln, wie die Verpflichtung zur absoluten Sachlichkeit und Kultur der Fairness, kompetente und sachliche Teilnehmer und absolute Konsequenz in der Umsetzung der Maßnahmen. Die 8-D-Methode ist als entwicklungsfähiger Ansatz gut geeignet.
Die Mitarbeiter erhalten damit ein öffentliches Forum, in welchem sie ernst genommen werden. Zusätzlich wird die Kommunikation gefördert, Motivation und Anerkennung wirken unmittelbar und in kontinuierlich. Diese Kultur Gefühl muss jedoch wachsen. Mit wachsender Überzeugung, dass diese Methode funktioniert, steigt auch die Bereitschaft ein Formular auszufüllen.
Der Haken an der schönen KVP-Welt - die GL muss mit aller Konsequenz hinter diesem Verfahren stehen und auch den Schmerz ertragen können, der durch berechtigte Kritik entsteht. Wenn die GL die Kosequenz des Verfahrens aufweicht, verliert sie die Motivation ihrer Mitarbeiter. Wenn Kritik nicht mehr gehört wird, ist sie egal und Gleichgültigkeit breitet sich aus.

Gruß

Vivian

Hallo zurück, Lharena,
schauen Sie mal unter www.our-ideas.de
Da geht's um Ideenmanagement, die neuzeitliche Variante des kaiserlichen Verbesserungsvorschlagwesens.
Unzählige Threads beschäftigen sich mit den Hindernissen und der Frage, wie man die Mitarbeiter motiviert.
Leider sind viele Lösungen in der Diskussion, die mehr den Interessen des hauptamtlichen Ideenmanagers dienen als dem Unternehmen. (Hallo, Florian!!)
Ich arbeite gerade, unter Begleitung erfahrener Ideenmanager, an einer Broschüre "wie führe ich ein Ideenmanagementsystem ein?".
Mein Credo: Ideenmanagement ist keine eigenständige Managementart, sondern ein Aspekt der alltäglichen, vielfältigen und selbstverständlichen Zusammenarbeit.
Sekundär ist die Art und Weise, wie ein Team oder Unternehmenseinheit merkt, wo sie ihrer Konkurrenz eine Nasenlänge davonlaufen kann (ohne in Sackgassen zu stranden), den besten Weg findet und umsetzt.
Hauptsache, der Beitrag ihrer Art zu den Ergebnissen des Teams/Unternehmenseinheit ist überdurchschnittlich und die Leute machen sie aus Eigeninteresse und Einsicht gern.
Das Zögern beim Ausfüllen eines Zettels mit einer Fehlermeldung oder einem Verbesserungsvorschlag hat überwiegend mit den Kollegen und vor allem den Chefs zu tun. Was man so flapsig "Unternehmenskultur" nennt, aber viel besser packen kann, wenn man diese auf die Verhaltensweisen und Einstellungen der Leute zurückführt, insbesondere der Führungskräfte.
Vivian, Sie schildern, wie die Leute Ihnen persönlich etwas sagen, aber nicht aufschreiben.
Könnte gelegentlich auch mal einer sagen: "Aber sagen sie bitte nicht, von wem sie das haben!"
Tolles Vertrauen der Leute, daß Sie die Dinge gerade biegen können. Tolles Mitdenken der Leute, daß sie erkennen, wo was schief läuft und das gerade laufen sehen wollen.
Aber ein Alarmsignal für das Verhältnis Führungskraft/Mitarbeiter. Die Führungskräfte sollten mit ihren Mitarbeitern Dinge abklären, bevor einer Dritte wie Sie einschalten muß.
Und wenn es wieder gerade läuft, wen interessiert dann noch, wer den Anstoß gegeben hat?
Es kommt auf den Beitrag zu den Ergebnissen an, zu Zukunft und Wachstum.
Wenn man diese Dinge konsequent resultatorientiert sieht im Sinne von Zukunft und Wachstum, dann wird vieles simpler und einleuchtender.
Ciao
Wolfgang Horn

Hi Vivian,
Deine Ideen hören sich ja sooo gut an *träum*.
Bleiben wir einmal realistisch - ein Qualitätszirkel scheint eine gute Sache zu sein, aber ich glaube kaum, daß ich das in unserem recht kleinen Unternehmen durchsetzen kann.
Das mit dem Formular haben wir bereits probiert, leider ohne viel Resonanz. Ob das Formular zu kompliziert war - ich weiß nicht. Mir scheint eher, daß niemand einsieht, daß das QM informiert werden muß, wenn ein Anruf die Sache bereits erledigt. Ich sehen noch nicht, wie ich die Kollegen davon überzeugen kann, daß sie einen Vorteil von einer Berichterstattung haben.
Wenn jeder Mitarbeiter sich quer stellen würde, wenn er auf Zuruf etwas ändern soll, und darauf verweisen würde, daß er solche Wünsche nur vom QM akzepriert, würde ein Grund existieren, den Verbesserungsvorschlag einzureichen. Aber unter Zwang - das macht keine Freude und motiviert sicher nicht.
Um auf Dein Problem zurüch zu kommen:
Ich habe mich gerade mal durch die ISO9001 Kapitel 8.5 gequält. Da heißt es, daß sowohl für die Korrekturmaßnahmen als auch für Vorbeugemaßnahmen ein dokumentiertes Verfahren eingeführt werden muß, in dem Anforderungen festgelegt werden für:
- die Ermittlung der Fehler und Ursachen
- die Beurteilung des Handlungsbedarfs
- die Ermittlung und Verwirklichung der erforderlichen Maßnahmen
- die Aufzeichnung der Ergebnisse der Maßnahmen sowie
- die Bewertung der ergriffenen Maßnahmen
Wie schaft Ihr das in Deiner Firma, hier keine Abweichung zu bekommen?
Ich habe schon von Auditoren gehört, die sich zuallererst auf die eingereichten Verbesserungsvorschläge stürtzen.
Das Problem, genau zu bestimmen, welche Probleme wirklich unter den genannten Punkt der Norm fallen, ist mir noch nicht so ganz klar.
Was ist mit dem zu kleinen Parkplatz, der dazu führt, daß die MA durch die Parkplatzssuche zu spät kommen? oder der Drucker, der für das Papieraufkommen einfach zu langsam ist? Der mangelnde Informationsfluß, der zu einer Doppeltbearbeitung führt??....??
Hoffe auf Hilfe
Lharena

Hallo Herr Horn,
habe schon einmal in die erwähnte Seite geschaut (scheint mir etwas besser organisiert als dieses Forum) hoffe, ich finde dort die Erleuchtung.
Grüße
Lharena
: schauen Sie mal unter www.our-ideas.de
: Da geht's um Ideenmanagement, die neuzeitliche Variante des kaiserlichen Verbesserungsvorschlagwesens.
: Unzählige Threads beschäftigen sich mit den Hindernissen und der Frage, wie man die Mitarbeiter motiviert.
: Leider sind viele Lösungen in der Diskussion, die mehr den Interessen des hauptamtlichen Ideenmanagers dienen als dem Unternehmen. (Hallo, Florian!!)