Dokumentenlenkung

Hallo zusammen,
ich habe gerade ein Problem mit der Lenkung von Dokumenten:
Die Norm schreibt vor, sämtliche benötigten Dokumente hinsichtlich Gültigkeit, Freigabe, Aktualität usw. zu kennzeichnen und zu lenken, und zwar nicht nur interne, sondern auch externe Dokumente wie Gesetzestexte, behördliche Vorgabedokumente und dergleichen.
Es scheint mir aber etwas dubios bzw. sinnlos, z.B. einen Gesetzestext mit Freigabe, Änderungsstand und dem ganzen drum herum zu kennzeichnen.
Ähnliches betrifft unser zentrales Formularwesen (das QM-System wird nicht in allen Unternehmensbereichen eingeführt).
Dort existiert eine Fülle von Formularen (Urlaubsanträge, Ausbildungsnachweise,...), die für meinen Bereich zwar teilweise relevant sind, von mir aber nicht verändert werden dürfen.
Ich kann doch nicht einfach jedes Dokument mit meinen Dokumentationsstandards versehen und damit ein funktionierendes Formularwesen umkrempeln.
Oder etwa doch?
Ich bin für jeden Tip dankbar.
Viele Grüße
Patrick

Hallo Patrick,
: Es scheint mir aber etwas dubios bzw. sinnlos, z.B. einen Gesetzestext mit Freigabe, Änderungsstand und dem ganzen drum herum zu kennzeichnen.
Die Norm schreibt ja nicht vor das ihr jedes Dokument kennzeichnen sollt (was in der Tat sinnlos wäre) sondern das ihr in der Lage sein sollt jedes (auch externe) Dokument eindeutig zuordnen, wiederfinden, etc. zu können. Da die Dokumente eindeutig versioniert sind ist's damit getan.
: Ich kann doch nicht einfach jedes Dokument mit meinen Dokumentationsstandards versehen und damit ein funktionierendes Formularwesen umkrempeln.
: Oder etwa doch?
Wenn Eure internen Formulare in einem funktionierenden Formularwesen im Sinne der Norm vorgehalten werden ist's natürlich nicht notwendig. Das kann der Auditor schnell herausfinden in dem er nach der neuesten Version fragt (nicht Dich, irgend jemanden der damit arbeiten muß) und diese eindeutig erhält.
Sehr oft sind aber interne Formulare "Lose Blatt Sammlungen" ohne jegliche Zuordnung. Hier müsstest Du aktiv werden.
Das gleiche gilt für Dokumente die eine für Euch nicht nachvollziehbare oder nachverfolgbaren Änderungsstand haben (z.B. Vorgabedokumente der Kunden). Diese würde ich geeignet verwalten.
Bis dann,
Ralf Schmidt
: Ich bin für jeden Tip dankbar.
: Viele Grüße
: Patrick

Hallo Patrick
Die Verwaltung bzw. Lenkung der Formulare/ Vordrucke, interner und externer Richlinien/ Anweisungen/ Vorgaben/ Gesetze etc, aber auch der Nachweisdokumente ist eine relativ komplexe Sache, aber wichtig. Wir haben seit einiger Zeit ein kleines tool ("Dokumentenmatrix", siehe Link) im Einsatz, das uns eine Eigenentwicklung erspart hat und als Shareware vertrieben wird. Ich würde empfehlen, es mal zu testen, vielleicht hilft es Euch auch weiter.
Grüsse
Rüdiger

: Hallo zusammen,
: ich habe gerade ein Problem mit der Lenkung von Dokumenten:
: Die Norm schreibt vor, sämtliche benötigten Dokumente hinsichtlich Gültigkeit, Freigabe, Aktualität usw. zu kennzeichnen und zu lenken, und zwar nicht nur interne, sondern auch externe Dokumente wie Gesetzestexte, behördliche Vorgabedokumente und dergleichen.
: Es scheint mir aber etwas dubios bzw. sinnlos, z.B. einen Gesetzestext mit Freigabe, Änderungsstand und dem ganzen drum herum zu kennzeichnen.
: Ähnliches betrifft unser zentrales Formularwesen (das QM-System wird nicht in allen Unternehmensbereichen eingeführt).
: Dort existiert eine Fülle von Formularen (Urlaubsanträge, Ausbildungsnachweise,...), die für meinen Bereich zwar teilweise relevant sind, von mir aber nicht verändert werden dürfen.
: Ich kann doch nicht einfach jedes Dokument mit meinen Dokumentationsstandards versehen und damit ein funktionierendes Formularwesen umkrempeln.
: Oder etwa doch?
: Ich bin für jeden Tip dankbar.
: Viele Grüße
: Patrick



Dokumentenmatrix