Maßnahmen aus Audits

Hallo zusammen!
Wie regelt Ihr die termingerechte Abarbeitung von Auditfeststellungen(Maßnahmen) bzw. wie stellt Ihr sicher, das Ihr für die entsprechenden festgestellten Abweichungen termingerechte Rückmeldungen bekommt?
Würde mich mal interessieren wie das bei Euch so abläuft...
Gruss
Frank

Hallo Frank,
nach dem Audit werden die daraus abgeleiteten Folgemaßnahmen dokumentiert, terminiert und von allen Beteiligten unterschrieben -> Zielvereinbarung. Wichtig ist mir der "feierliche" Akt des Unterschreibens, es zeigt, das alle einbezogenen Personen wichtig sind.
Ich habe einen Palm, in dem ich mir diese Termine eintrage. Wie die anderen diese Termine notieren, ist mir egal, sind ja erwachsene Menschen.
Wenn dann der Tag erreicht ist, bespreche ich das Zielergebnis mit den Personen. Ist das erfolgt, lösche ich den Termin.
Ist das Ziel noch nicht erreicht, werden die Gründe besprochen. Wenn Faulheit / Vergesslichkeit vorliegt, spreche ich nochmals die Wichtigkeit der Ziele an. Hier können auch mögliche Konsequenzen bei Nichterreichung angesprochen werden.
Der Termin wird neu fixiert (und in meinem Palm der Termin geändert).
Ist der 2. Termin gekommen, genau das selbe Procedere. Wenn das Ziel bis dahin nicht erreicht ist, wird daraus ein Zielkonfliktgespräch.
Hier werden auch die angesprochenen Konsequenzen "durchgeführt", bis hin zur Meldung an die GL.
Wichtig ist mir die konsequente Einhaltung der gemeinsam vereinbarten Termine.
Gruß, Martin S

Danke für Deine Antwort.
Ich mache es ähnlich, jedoch mit dem Unterschied, das ich die Termine vorgebe mit einem Hinweis das wenn dieser Termin nicht stimmig sein sollte, die betreffende Person mir einen alternativen Termin nennen möchte, an dem die Feststellung/Abweichung mit Maßnahmen abgearbeitet wurde.
Wobei ich glaube, das egal welche Methode man verwendet, es auf die grundsätzlich Einstellung zum abarbeiten der Maßnahmen ankommt.
Vielleicht hast Du ja noch ein paar Tipps für mich.
Frank

Hallo Frank,
ist auch mein Geschäft, daher:
Ich mach die Audits und erstelle die Auditberichte: Deckblatt zum Abzeichnen und die Abweichungsberichte. Das unterzeichnet nach Durchsprache der Bereichsverantwortliche. Dann übertrage ich die einzelnen Abweichungen in meine Datei "Auditergebnisse.doc". Das ist eine Wordtabelle mit einer Titelleiste:Kapitel/Neben oder Haupta./Ist-Zustand/geplante-durchgeführte Maßnahme /Bereich/Audittermin/Status/Solltermin
Status ist offen/in Arbeit/erledigt
An Hand dieser Liste geh ich die Dinge regelmäßig durch. Melden mir Bereiche eine Abarbeitung wird dies hier eingetragen und eventuell auf erledigt gesetzt. Melden die Bereiche nichts, frage ich an, spätestens im nächsten Audit. Ich habe noch eine tabellarische Kurzform auf einer Seite (excel), die in den Quartalsqualitätsbericht eingeht. Mit der Bemerkung, wer die größten Schlafer sind.
Abweichungen mit dem Status erledigt, werden in eine zweite Wordtabelle verschoben "Auditergebnisse-erledigt.doc"
Dadurch ist die "Auditergebnisse.doc" ein atmendes ewiges Dokument. Ich kann jederzeit nach den Spalten ordnen. Ebenso kann ich auch bereichsspezifische Extrake bilden.
Im Endeffekt kann ich keinen zwingen, aber ich kann jederzeit übersichtlich deutlich machen, was der Stand ist.
Die Qualitätsberichte werden in der Führungsrunde vorgestellt und die Schlafkappen von den fleißigen angegrinst oder mit blöden Bemerkungen überzogen. Und wenn dann der Chef noch sagt, dass diese Abweichungen endlich mal zu reduzieren sind - was will man mehr.
Das System besteht in dieser Form seit Jahren und wird auch von unserem Zertifizierer für gut geheißen.
Gruß Wolfram

: Würde mich mal interessieren wie das bei Euch so abläuft...
Bescheiden. In meinem Bereich läuft die Abarbeitung der Maßnahmen aus den Selbstaudits (über termingerecht wollen wir mal lieber nicht reden), seit der Bereichsleiter dahinter her ist. Bei den "offiziellen" internen Audits ist man nur vom guten Willen der Beteiligten abhängig. Wenn einer keine Lust hat, etwas zu tun, gibt es nichts, was ihn hindert.
Frustrierte Grüße
Frank

Hallo Wolfram,
Deine Lösung mit den Word-Docs find ich super.
Ist praktisch und einfach zu handhaben.
Die Idee, die "Schlafkappen" damit wachzurütteln, ist auch prima.
Gruß, Martin S