Dokumentenlenkung

Was empfiehlt sich: Q-Dokumente wie z.B. Dokumentenlenkungsmatrix, Schulungsplan und Dokumente des Allg. Geschäftsbetriebes (Faxformular etc.) mit dem Handbuch freizugeben und jedesmal dass QMH bei Änderung neu zu zuzulassen oder diese Dokumente einzeln freigeben ? Wenn zweitens, wie gebe ich Dokumente wie Briefformulare frei, denn eine Unterschrift sieht doch blöd aus !?

Ich würde die Verbindung zwischen eigentlicher QM-Dokumentation und dem Formulargeraffel nicht zu eng machen. Wir haben im Handbuch auch Verweise auf einzelne Formulare, aber führen die Verwaltung dieser Formulare in "Dokumentensammellisten". Zur Identifizierung ist dann auf dem Formular nur ein Herausgebervermerk (z.B. Abteilungskurzzeichen) und ein Revisionsdatum (z.B.02/03)erforderlich. In der Dokumentensammelliste wird dann der Freigabestatus und andere Notwendigkeiten in Form einer Tabelle vorgehalten. Die Sammmellisten sind auf EDV für jeden einsehbar. Damit kann jeder feststellen, ob ein verwendetes Formular aktuell ist. Das Vorgehen wird in einer Arbeitsanweisung oder Verfahrensanweisung "Lenkung der Dokumente" beschreiben.Dieses Vorgehen wird auch durch Zertifzierer anerkannt.
Gruß Wolfram

Ich kann mich dem u.a. nur anschließen und setze noch einen drauf:
In unserem künftigen (prozessorientierten) QMH gibt es nur den Verweis auf ein einziges Formular - das sog. Prozessbeschreibungsblatt. Dieses wiederum enthält Verweise - auf Verfahrensanweisungen. Formulare tauchen hier nicht auf.
Ist das Schreiben eines Faxes bzw. eines Geschäftsbriefs in Eurem Unternehmen ein Vorgang, der explizit im QMH bzw. einer VA beschrieben ist? Wenn nicht, würde ich mir zweimal überlegen, ob es sich lohnt, hieraus überhaupt ein gelenktes Dokument zu machen...
gruß
mihca

: Ich würde die Verbindung zwischen eigentlicher QM-Dokumentation und dem Formulargeraffel nicht zu eng machen. Wir haben im Handbuch auch Verweise auf einzelne Formulare, aber führen die Verwaltung dieser Formulare in "Dokumentensammellisten". Zur Identifizierung ist dann auf dem Formular nur ein Herausgebervermerk (z.B. Abteilungskurzzeichen) und ein Revisionsdatum (z.B.02/03)erforderlich. In der Dokumentensammelliste wird dann der Freigabestatus und andere Notwendigkeiten in Form einer Tabelle vorgehalten. Die Sammmellisten sind auf EDV für jeden einsehbar. Damit kann jeder feststellen, ob ein verwendetes Formular aktuell ist. Das Vorgehen wird in einer Arbeitsanweisung oder Verfahrensanweisung "Lenkung der Dokumente" beschreiben.Dieses Vorgehen wird auch durch Zertifzierer anerkannt.
: Gruß Wolfram

Hallo Anke,
ich empfehle Dir unbedingt Einzeldokumente zu erstellen und frei zu geben, ansatt immer einen Gesamt-Wälzer revidieren zu müssen. Damit ist die ganze Geschichte wesentlich einfacher handhabbar.
Wir sind sogar so weit gegangen und vergeben für jedes Einzeldokument einen extra Verteiler. Damit erhält bei uns jeder nur noch das was er wirklich braucht. Heißt natürlich auch: bei Papierdoku sieht jeder Ordner anders aus.
Wir pflegen alle Formulare im System. Auslöser war nach eiener Fusion vo 6 Jahren ein ziemliches Durcheinander und Wildwuchs. Durch Aufnahme der Dokumente ins System (= als Word oder Excel elektronisch verfügbar, gemanagt über mich) und eine zentrale Bereitstellung hat zu einer ziemlichen Straffung geführt, da auf einmal alle Dopplungen und Widesprüche deutlich wurden.
Formulare erstelle ich mit Firmenlogo, Überschrift und ganz klein in der Fußzeile mit Revisionsnummer und Dokumentennamen und lasse alle Dokumentenlenkungs-spezifischen Dinge wie Unterschriften zur Freigabe weg. Die haben auf dem Formular zur Anwendung nämlich nichts verloren. Das Formular kopiere ich zur Freigabe in die Formatvorlage für Anweisungen (mit Unterschriftsfeldern, Rev.-Nr und -grund) und versehe sie mit einem Verweis auf den Ablageort des "richtigen" Formulars". Sieht dann so aus wie eine Art "Muster"-Stempel. Das lasse ich dann freigeben. Diese Papiere dienen lediglich der Legitimation und der Papierverteilung (soweit vorhanden). Im Netz liegt zur Anwendung dann nur das "richtige" Formular.
Diese Vorgehensweise hat den Vorteil, dass auch nicht-pc-taugliche Formulare wie Durchschreibesätze im System hinterlegt werden können, alle wissen was gemeint ist und wo man das gesuchte Formualr bekommt (z.B. Poststelle). Bei uns sucht niemand mehr nach Formularen!
Hört sich sehr aufwändig an, macht aber für uns schon Sinn, da wir ca. 1000 Mitarbeiter (teilweise Schcihtbetrieb) haben.
Gruß Ulrike