Umsetzung Lastenheft in Pflichtenheft

Hallo Kollegen
Mir fehlt wieder einmal eine zündende Idee. Wir erhalten von unseren Kunden sehr umfangreiche Lastenhefte bis zu 50/60 Seiten. Ich möchte die Erarbeitung eines Pflichtenheftes mit Integration des Lastenheftes im QMS dokumentiert darstellen. Leider ist mir bis jetzt keine vernünftige Methode und Dokumentationsform eingefallen.
Wir erarbeiten aufgrund der Lastenhefte bereits in der Angebotsphase sehr umfangreiche Angebote mit entsprechenden Lösungsvorschlägen - kann ich das Angebot bereits als Teil des Lastenheftes dokumentieren?
Weiterhin müssen wir zu vielen Aufträgen einen mehr oder weniger umfangreichen Projektplan erstellen und diesen auf entsprechende Meilensteine herunterbrechen. Kann ich diesen Projektplan in das Pflichtenheft integrieren?
Wie detailliert muss ein Pflichtenheft gestaltet sein? Muss ich z. B. auch solche Positionen, wie Kalibrierung eines bestimmten erforderlichen Messmittels oder auch erforderliche Tätigung von Investitionen aufnehmen? Muss ich z. B. auch die Erarbeitung von Spezifikationen für die Beschaffung Zukaufteilen als Position mit dokumentieren?
Wie gestaltet Ihr diesen Prozess in eurem Unternehmen?
Ich bin für jegliche Unterschützung dankbar.
Gruß
Roland

Hallo zurück, Roland,
jetzt schlüpfe ich wieder mal in meine alte Kleidung des Leiters von Anlagenprojekten. Der auch für den technischen Teil des Angebots verantwortlich war.
Ich bekenne, würde ich heute wieder ein Projekt machen, dann müßte ich mich in die aktuellen Gepflogenheiten erst wieder hineinlesen. So mancher Fachmann hier im Forum wird das besser wissen als ich.
Deswegen konzentriere ich mich auf die Übersicht.
Die Begriffe Lasten- und Pflichtenheft werden leider nicht ganz einheitlich gebraucht. Ich habe es so gelernt:
a) Mit dem Lastenheft drückt der Kunde seinen Wunsch nach einem Perpetuum Mobile aus,
b) mit dem Pflichtenheft beschreiben wir ihm Entwicklung und Fertigung eines Sparmotors.
Natürlich mault er dann, aber so sehr wir mit unserer Mannschaft besser sind als jede Konkurrenz, wird er sich schließlich doch für unseren Sparmotor entscheiden.
Daher: Euer Angebot ist Euer P f l i c h t e n heft! Natürlich erst vage mit mehreren Lösungsvorschlägen, dann im Dialog konkreter.
Spätestens vor Kalkulation mußt Du sowieso alles berücksichtigt haben, was Einfluß hat auf Kosten, Termin, Merkmale. Zu diesem Zeitpunkt habt Ihr das gesamte Projekt schon durchdacht und simuliert. Also auch den Projektablaufplan erstellt und geschaut, ob der 40t-Mobilkran auch über die schmale Brücke vor der Baustelle fahren kann (solche Kleinigkeiten übersehen Kaufleute gern), ihr habt alles auf Machbarkeit geprüft.
Wenn Du vorbeugen willst, daß Dir erst der Controller die Kalibrierung streicht und dann der findige Kunde Dir die Meßberichte "um die Ohren haut" und Minderung verlangt, dann gehört auch die Kalibrierung hinein. Als Overhead mit einer entsprechenden allgemeinen Prozeßbeschreibung oder einzeln.
Zur Frage der Detaillierung.
Mindestens gehört alles hinein, was Einfluß hat auf Termin, Kosten und geforderte Merkmale.
(Es war eine Heidenarbeit, aber auch ein großer Fortschritt, als ich diesen Angebotsprozeß dreigeteilt habe:
a) Das Lastenheft des Kunden in dessen individueller phantasievoller Form herunterbrechen in die einzelnen konkreten Forderungen, geordnet nach unserer Art und Weise, (manche Angebote wimmeln dermaßen von Querverweisen, das kann man doch keinem Meister abverlangen, daß er sich da durchwühlt, bis er erkennt, daß da indirekt ein Perpetuum Mobile gefordert ist.)
b1) diese noch mal abstimmen mit dem Fachmann des Kunden, unter teilweiser Umgehung der zwischengeschalteten Kaufleute,
b2) daraus wird unsere Konstruktion, Beschreibung und Kalkulation,
c)umsetzen in die Form des Lastenheftes, damit der Fachmann beim Kunden Absatz für Absatz seine Formulierungen vergleichen kann mit unseren Angebotstexten und denen unserer Konkurrenten.
Erarbeitung von Spezifikationen: Je detaillierter, desto bürokratischer die Arbeit und desto bürokratischer-höher auch die Kosten.
Andererseits ist damit auch eine Grundlage gelegt zur Berechnung der Änderungswünsche Eures Kunden.
(Ich habe die Freiheit geliebt. Wir standen im Ruf, Edelpreise zu verlangen, dafür aber auch sehr freizügig und blitzschnell auf Änderungswünsche einzugehen. Und mancher Kunde meinte, in der Nachkalkulation wären wir günstiger gewesen als Firmen, die erst billig anboten und ihren Gewinn dann über zeitraubende Änderungsverträge machten.)
Außerdem, Roland: Mit dem Pflichtenheft legt Ihr auch die Grundlage für Änderungsangebote und das Claimen.
Im Projektablaufplan schreibt Ihr ja auch, welche verbindlichen Informationen, Freigaben und Leistungen Ihr von Eurem Kunden braucht, damit Ihr den Termin einhalten könnt.
(Bisher haben alle meine Kunden auf den Termin gepocht, aber keiner hat alle seine Freigaben termingerecht erteilt.)
Ciao, ich hoffe, etwas geholfen zu haben. Und es hat wohlgetan, fast eingetrocknete Nervenzellen wieder mal spielen zu lassen.
Wolfgang Horn

Das sind sehr nützliche Infos.