Die Aufbewahrungsfristen regeln, wie lange Nachweisdokumente (Aufzeichnungen) bzw. die älteren Versionen der Dokumente (QM-Handbuch, Verfahrensanweisungen, Arbeitsanweisungen) aufbewahrt werden müssen.
Die Dauer richtet sich nach
- den gesetzlichen Bestimmungen,
- den Vereinbarungen mit dem Kunden und
- dem Eigenbedarf
Die gesetzlichen Bestimmungen beziehen sich meist auf Dokumente und Nachweise aus der Buchhaltung (Bilanzen, Buchungsbelege, Inventarverzeichnisse).
Vereinbarungen mit dem Kunden beziehen sich meist auf Nachweise über die Produktqualität. Ggf. sind auch Haftungsfragen und Rückrufnotwendigkeiten zu berücksichtigen, die sich auch dann ergeben, wenn die Vertragsbeziehung zum Kunden bereits beendet ist.
Der Eigenbedarf ergibt sich, wenn bei einer Fehleranalyse Fragen nach dem damals gültigen Verfahren und den damaligen Ergebnissen der Produktion auftauchen.