Lexikon

English: Request for Quotation (RFQ) / Español: Solicitud de Oferta / Português: Pedido de Cotação / Français: Appel d'Offres / Italiano: Richiesta di Offerta

Die Angebotsaufforderung ist ein zentrales Dokument im industriellen Beschaffungsprozess, das potenzielle Lieferanten zur Abgabe verbindlicher Angebote für definierte Leistungen oder Produkte auffordert. Sie dient als formaler Ausgangspunkt für die Auswahl von Vertragspartnern und legt die Grundlage für transparente und wettbewerbsorientierte Vergabeverfahren. Im industriellen Kontext ist sie insbesondere bei komplexen Projekten, Serienfertigungen oder langfristigen Liefervereinbarungen unverzichtbar, da sie technische, kommerzielle und rechtliche Rahmenbedingungen verbindlich festschreibt.

Allgemeine Beschreibung

Eine Angebotsaufforderung (engl. Request for Quotation, RFQ) ist ein strukturiertes Dokument, das von einem Auftraggeber – typischerweise einem Industrieunternehmen, einer öffentlichen Institution oder einem Generalunternehmer – erstellt wird, um qualifizierte Lieferanten zur Abgabe von Angeboten für spezifische Leistungen aufzufordern. Sie unterscheidet sich von einer allgemeinen Anfrage (Request for Information, RFI) durch ihren verbindlichen Charakter und die detaillierte Spezifikation der geforderten Leistungen, einschließlich technischer Parameter, Lieferbedingungen, Qualitätsstandards und kommerzieller Konditionen.

Im industriellen Umfeld wird die Angebotsaufforderung häufig in standardisierten Formaten verfasst, die sich an branchenspezifischen Normen orientieren, etwa der VDI-Richtlinie 2519 für technische Dokumentationen oder der DIN EN ISO 10303 (STEP) für digitale Produktdaten. Sie umfasst in der Regel mehrere Abschnitte: eine präzise Leistungsbeschreibung, technische Zeichnungen oder Spezifikationen, Anforderungen an die Qualitätssicherung, Lieferfristen, Zahlungsbedingungen sowie rechtliche Klauseln wie Gewährleistungsfristen oder Haftungsregelungen. Die Erstellung erfordert eine enge Zusammenarbeit zwischen Einkauf, Technik, Recht und Qualitätsmanagement, um Widersprüche oder Unklarheiten zu vermeiden, die später zu Streitigkeiten führen könnten.

Die Angebotsaufforderung ist nicht nur ein Instrument der Preisfindung, sondern auch ein Mittel zur Risikominimierung. Durch die Vorgabe klarer Kriterien – etwa Zertifizierungen nach ISO 9001 oder IATF 16949 – stellt der Auftraggeber sicher, dass nur qualifizierte Anbieter berücksichtigt werden. Zudem ermöglicht sie eine systematische Bewertung der eingehenden Angebote anhand vorab definierter Kriterien, die neben dem Preis auch Faktoren wie Liefertreue, technische Kompetenz oder Nachhaltigkeitsaspekte umfassen können. In globalisierten Lieferketten gewinnt die digitale Übermittlung der Angebotsaufforderung via eProcurement-Plattformen an Bedeutung, um Prozesse zu beschleunigen und Compliance-Anforderungen (z. B. EU-Richtlinie 2014/24/EU für öffentliche Aufträge) zu erfüllen.

Technische und rechtliche Rahmenbedingungen

Die Erstellung einer Angebotsaufforderung unterliegt in der Industrie strengen formalen und inhaltlichen Vorgaben. Technisch muss sie alle relevanten Spezifikationen enthalten, die für die Leistungserbringung erforderlich sind. Dazu gehören beispielsweise Materialangaben (z. B. EN-GJL-250 für Gusseisen), Toleranzvorgaben nach DIN ISO 2768, Oberflächenrauheiten (Ra-Werte in Mikrometern) oder Prüfverfahren gemäß DIN EN ISO 17025. Bei elektronischen Komponenten sind Normen wie IEC 60068 für Umwelttests oder IPC-A-610 für Lötstellenqualität zu berücksichtigen. Fehlen solche Angaben, kann dies zu kostspieligen Nachbesserungen oder Lieferverzögerungen führen.

Rechtlich ist die Angebotsaufforderung ein verbindliches Dokument, das im Falle einer Auftragserteilung zum Vertragsbestandteil wird. Sie muss daher klar zwischen Muss-, Soll- und Kann-Anforderungen unterscheiden, um spätere Auslegungsspielräume zu vermeiden. In Deutschland sind insbesondere die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) nach §§ 305 ff. BGB sowie branchenspezifische Regelwerke wie die VOB/A (Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen) oder die VOL/A (für Liefer- und Dienstleistungen) zu beachten. Bei internationalen Projekten kommen zusätzlich Incoterms® (z. B. EXW oder DAP) zur Anwendung, die die Verantwortlichkeiten für Transport, Versicherung und Zoll regeln. Eine unklare Formulierung kann hier zu erheblichen finanziellen Risiken führen, etwa wenn unvorhergesehene Zollkosten oder Transportschäden nicht eindeutig zugeordnet sind.

Ein weiterer kritischer Aspekt ist die Einhaltung von Compliance-Vorgaben. In regulierten Branchen wie der Medizintechnik (MDR 2017/745) oder der Luftfahrt (EN 9100) müssen Angebotsaufforderungen spezifische Nachweise verlangen, etwa Konformitätserklärungen oder Auditberichte. Auch Nachhaltigkeitskriterien gewinnen an Bedeutung: Seit Inkrafttreten des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes (LkSG) in Deutschland müssen Unternehmen sicherstellen, dass ihre Lieferanten menschenrechtliche und umweltbezogene Standards einhalten. Dies erfordert die Integration entsprechender Klauseln in die Angebotsaufforderung, etwa die Verpflichtung zur Einhaltung der OECD-Leitsätze für multinationale Unternehmen.

Abgrenzung zu ähnlichen Begriffen

Die Angebotsaufforderung wird häufig mit verwandten Begriffen verwechselt, die jedoch unterschiedliche Zwecke und Verbindlichkeitsgrade aufweisen:

• Anfrage (Request for Information, RFI): Eine RFI dient der ersten Informationsbeschaffung und ist nicht verbindlich. Sie wird eingesetzt, um Marktkenntnisse zu gewinnen, potenzielle Lieferanten zu identifizieren oder technische Lösungsansätze zu evaluieren, ohne dass bereits konkrete Angebote erwartet werden. Im Gegensatz zur Angebotsaufforderung enthält sie keine detaillierten Spezifikationen oder kommerziellen Konditionen.
• Ausschreibung (Request for Proposal, RFP): Eine RFP geht über eine Angebotsaufforderung hinaus, indem sie nicht nur Preise, sondern auch Lösungsvorschläge oder Konzepte von den Anbietern verlangt. Sie kommt häufig bei komplexen Projekten zum Einsatz, bei denen der Auftraggeber keine fertige Lösung vorgibt, sondern innovative Ansätze sucht (z. B. bei der Entwicklung einer neuen Produktionsanlage). Die Angebotsbewertung erfolgt hier nicht nur nach Preis, sondern auch nach Kreativität und Machbarkeit der vorgeschlagenen Lösung.
• Bestellung (Purchase Order, PO): Eine Bestellung ist das verbindliche Dokument, mit dem ein Auftraggeber ein Angebot annimmt und den Vertragsschluss besiegelt. Sie folgt auf die Angebotsaufforderung und enthält die final vereinbarten Konditionen, einschließlich Liefertermin, Preis und Zahlungsmodalitäten. Im Gegensatz zur Angebotsaufforderung ist sie ein einseitiges Dokument des Käufers und bedarf der Annahme durch den Lieferanten, um rechtswirksam zu werden.

Anwendungsbereiche

• Serienfertigung und Massenproduktion: In der Automobilindustrie, der Elektronikfertigung oder dem Maschinenbau werden Angebotsaufforderungen genutzt, um langfristige Lieferverträge für Komponenten wie Getriebe, Leiterplatten oder Hydraulikventile abzuschließen. Hier stehen neben dem Preis vor allem Qualitätsstandards (z. B. PPAP nach IATF 16949) und Liefertreue im Fokus. Die Angebotsaufforderung enthält oft detaillierte Vorgaben zu Losgrößen, Lieferintervallen und Lagerhaltungsmodellen (z. B. Just-in-Time oder Vendor-Managed Inventory).
• Projektgeschäft und Anlagenbau: Bei der Errichtung von Industrieanlagen, Kraftwerken oder chemischen Produktionsstätten werden Angebotsaufforderungen für komplexe Teilleistungen wie Engineering, Montage oder Inbetriebnahme eingesetzt. Die Dokumente umfassen hier technische Spezifikationen nach DIN EN ISO 12100 (Maschinensicherheit), Zeitpläne mit Meilensteinen sowie Risikoanalysen (z. B. HAZOP-Studien für chemische Anlagen). Aufgrund der langen Projektlaufzeiten sind auch Regelungen zu Preisgleitklauseln oder Währungssicherungsmechanismen (z. B. Forward-Kontrakte) Bestandteil der Angebotsaufforderung.
• Öffentliche Auftragsvergabe: Öffentliche Institutionen und Unternehmen mit staatlicher Beteiligung müssen Angebotsaufforderungen nach strengen Vergaberegeln erstellen, die in Deutschland durch das Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und die Vergabeverordnung (VgV) geregelt sind. Hier sind transparente Bewertungskriterien und diskriminierungsfreie Formulierungen zwingend vorgeschrieben. Die Angebotsaufforderung wird in der Regel über Plattformen wie eVergabe veröffentlicht und muss eine Frist für die Einreichung von Angeboten enthalten, die je nach Auftragsvolumen zwischen 30 und 90 Tagen beträgt.
• Forschungs- und Entwicklungsprojekte: In der pharmazeutischen Industrie oder der Luft- und Raumfahrt werden Angebotsaufforderungen für die Entwicklung neuer Materialien, Wirkstoffe oder Technologien genutzt. Die Dokumente enthalten hier oft vertrauliche Informationen und verlangen von den Anbietern den Abschluss von Non-Disclosure Agreements (NDAs). Zudem sind spezifische Anforderungen an die Dokumentation (z. B. GMP-Richtlinien für Arzneimittel) und die Einhaltung ethischer Standards (z. B. Deklaration von Helsinki für klinische Studien) zu berücksichtigen.

Bekannte Beispiele

• Automobilindustrie – Volkswagen Group: Der Volkswagen-Konzern nutzt standardisierte Angebotsaufforderungen für die Beschaffung von Komponenten wie Batteriezellen, Elektromotoren oder Karosserieteilen. Die Dokumente folgen dem Volkswagen Group Standard VW 01155 und enthalten detaillierte Vorgaben zu CO₂-Fußabdrücken, Recyclingquoten und Lieferketten-Transparenz. Ein bekanntes Beispiel ist die Angebotsaufforderung für die Lieferung von Festkörperbatterien im Rahmen des Power Day 2021, bei der neben technischen Spezifikationen auch Nachhaltigkeitskriterien nach ISO 14040 (Ökobilanz) bewertet wurden.
• Energieversorgung – Siemens Energy: Bei der Vergabe von Aufträgen für Gasturbinen oder Windkraftanlagen setzt Siemens Energy auf Angebotsaufforderungen, die neben technischen Parametern (z. B. Wirkungsgrad in Prozent) auch Anforderungen an die digitale Integration (z. B. MindSphere-Kompatibilität) und Serviceverträge enthalten. Ein prägnantes Beispiel ist die Angebotsaufforderung für die Lieferung von Wasserstoffturbinen im Rahmen des H2-Ready-Programms, bei der Anbieter nachweisen mussten, dass ihre Systeme mit 100 % Wasserstoff betrieben werden können.
• Öffentliche Infrastruktur – Deutsche Bahn: Die Deutsche Bahn erstellt Angebotsaufforderungen für Großprojekte wie den Bau von Schienenfahrzeugen oder die Modernisierung von Strecken. Ein bekanntes Beispiel ist die Ausschreibung für die Lieferung von ICE 4-Zügen, bei der neben technischen Anforderungen (z. B. Höchstgeschwindigkeit von 265 km/h) auch Vorgaben zur Barrierefreiheit (DIN 18040) und Energieeffizienz (EN 50591) enthalten waren. Die Angebotsaufforderung umfasste über 1.000 Seiten und wurde nach den Regeln der VOB/A veröffentlicht.

Risiken und Herausforderungen

• Unklare oder unvollständige Spezifikationen: Fehlende oder widersprüchliche Angaben in der Angebotsaufforderung führen zu Missverständnissen zwischen Auftraggeber und Lieferant, die später zu Nachträgen, Verzögerungen oder Rechtsstreitigkeiten führen können. Besonders kritisch sind unpräzise Formulierungen bei technischen Toleranzen, Materialeigenschaften oder Prüfverfahren. Beispielsweise kann eine fehlende Angabe zur Oberflächenhärte (z. B. HRC 58–62) bei Werkzeugen zu Qualitätsmängeln führen, die erst in der Produktion auffallen.
• Compliance-Verstöße und rechtliche Risiken: Die Nichteinhaltung gesetzlicher Vorgaben – etwa des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes (LkSG) oder der EU-Taxonomie-Verordnung – kann zu Bußgeldern, Reputationsschäden oder dem Ausschluss von öffentlichen Aufträgen führen. Besonders problematisch ist die Integration von Nachhaltigkeitskriterien, wenn diese nicht messbar formuliert sind (z. B. "umweltfreundliche Produktion" ohne konkrete CO₂-Grenzwerte). Zudem können kartellrechtliche Risiken entstehen, wenn die Angebotsaufforderung bestimmte Lieferanten bevorzugt oder Wettbewerbsbeschränkungen enthält.
• Technische Über- oder Unterforderung: Eine zu detaillierte Angebotsaufforderung kann potenzielle Lieferanten abschrecken, insbesondere wenn die Anforderungen über den tatsächlichen Bedarf hinausgehen. Umgekehrt kann eine zu vage Formulierung dazu führen, dass Anbieter Angebote abgeben, die nicht den Erwartungen entsprechen. Ein Beispiel ist die Vorgabe von Industrie 4.0-Funktionalitäten (z. B. OPC UA-Schnittstellen) für Maschinen, die später nicht genutzt werden, oder das Fehlen von Cybersecurity-Anforderungen (IEC 62443) bei vernetzten Systemen.
• Kulturelle und sprachliche Barrieren: Bei internationalen Projekten können unterschiedliche Interpretationen von Begriffen oder Normen zu Konflikten führen. Beispielsweise wird der Begriff "Qualität" in verschiedenen Ländern unterschiedlich definiert: Während in Deutschland oft die Einhaltung von DIN-Normen im Vordergrund steht, orientieren sich US-amerikanische Lieferanten häufig an ASTM-Standards. Zudem können Übersetzungsfehler in mehrsprachigen Angebotsaufforderungen zu Missverständnissen führen, etwa wenn technische Begriffe wie "Toleranz" oder "Zertifizierung" falsch übertragen werden.
• Digitale Risiken und Datensicherheit: Die elektronische Übermittlung von Angebotsaufforderungen über eProcurement-Plattformen birgt Risiken wie Datenlecks, Cyberangriffe oder Manipulationen. Sensible Informationen – etwa Konstruktionszeichnungen oder Kalkulationsdaten – müssen daher verschlüsselt übertragen und durch Non-Disclosure Agreements (NDAs) geschützt werden. Zudem müssen Auftraggeber sicherstellen, dass die verwendeten Plattformen den Anforderungen der DSGVO entsprechen, insbesondere bei der Speicherung personenbezogener Daten von Lieferanten.

Ähnliche Begriffe

• Lastenheft: Das Lastenheft ist ein Dokument, das die Anforderungen des Auftraggebers an eine Leistung oder ein Produkt beschreibt. Es dient als Grundlage für die Erstellung der Angebotsaufforderung, ist jedoch weniger formalisiert und enthält keine kommerziellen oder rechtlichen Konditionen. Während die Angebotsaufforderung an externe Lieferanten gerichtet ist, wird das Lastenheft oft intern oder in Zusammenarbeit mit einem Generalunternehmer erstellt.
• Pflichtenheft: Das Pflichtenheft wird vom Auftragnehmer erstellt und beschreibt, wie die im Lastenheft definierten Anforderungen umgesetzt werden sollen. Es ist das Gegenstück zur Angebotsaufforderung und dient als verbindliche Grundlage für die Leistungserbringung. Im Gegensatz zur Angebotsaufforderung enthält es keine Preisinformationen, sondern technische Lösungsvorschläge und Zeitpläne.
• Vergabevermerk: Der Vergabevermerk ist ein internes Dokument des Auftraggebers, das die Entscheidung für einen bestimmten Lieferanten begründet. Er wird nach Abschluss des Vergabeverfahrens erstellt und enthält eine Bewertung der eingegangenen Angebote sowie eine Begründung für die Auswahl. Im Gegensatz zur Angebotsaufforderung ist er nicht an externe Parteien gerichtet, sondern dient der Dokumentation und Nachvollziehbarkeit der Entscheidung.

Zusammenfassung

Die Angebotsaufforderung ist ein unverzichtbares Instrument im industriellen Beschaffungsprozess, das durch klare Spezifikationen, rechtliche Verbindlichkeit und systematische Bewertungskriterien die Grundlage für transparente und wettbewerbsorientierte Vergabeverfahren schafft. Sie dient nicht nur der Preisfindung, sondern auch der Risikominimierung, indem sie technische, kommerzielle und rechtliche Rahmenbedingungen verbindlich festlegt. Die Erstellung erfordert eine interdisziplinäre Zusammenarbeit und die Einhaltung branchenspezifischer Normen, um Missverständnisse, Compliance-Verstöße oder technische Fehlplanungen zu vermeiden. In globalisierten Märkten gewinnt zudem die digitale Abwicklung an Bedeutung, wobei Datensicherheit und kulturelle Unterschiede besondere Herausforderungen darstellen. Durch die präzise Abgrenzung zu verwandten Begriffen wie Anfrage, Ausschreibung oder Bestellung wird deutlich, dass die Angebotsaufforderung ein zentrales Bindeglied zwischen Bedarfsermittlung und Vertragsabschluss darstellt.

--