Bei einem Warenwirtschaftssystem (WWS) handelt es sich um eine Software, mit der Unternehmen ihre Lagerbestände, Aufträge, Lieferketten und Finanzen effizient verwalten und kontrollieren können. Es dient als zentrale Plattform für die Integration und Steuerung unterschiedlicher Prozesse.
In der Praxis werden Warenwirtschaftssysteme auch als Enterprise Resource Planning oder ERP-System bezeichnet, obwohl es sich dabei genau genommen um unterschiedliche Software-Lösungen handelt. Warenwirtschaftssysteme kommen insbesondere in Handelsunternehmen zum Einsatz, doch auch in der Industrie bringen sie zahlreiche Vorteile mit sich.
Unterschied zwischen WWS und ERP
Die Grenzen zwischen den beiden Software-Lösungen WWS und ERP sind oftmals fließend und nicht eindeutig definiert. Genau genommen handelt es sich bei einem Warenwirtschaftssystem lediglich um einen Teil eines ERP-Systems.
Denn während mit ERP sämtliche Geschäftsprozesse gesteuert werden, konzentriert sich das WWS primär auf die folgenden Bereiche:
- Lagerverwaltung
- Einkauf
- Verkauf
- Stammdatenverwaltung
Das WWS als Tool für die Ressourcenplanung
Eine moderne Softwarelösung für die Warenwirtschaft bringt Unternehmen dazu in die Lage, verschiedene erforderliche Ressourcen zu planen und zu verwalten. Zu den wichtigsten planbaren Kapazitäten gehören in diesem Fall nicht nur die erforderlichen Maschinen und Materialien, sondern auch das Personal.
Durch die Ressourcenplanung mit dem Warenwirtschaftssystem kann sichergestellt werden, dass die erforderlichen Ressourcen zur richtigen Zeit am richtigen Ort verfügbar sind und somit auch Engpässe vermieden werden.
Die Bestandsverwaltung und Auftragsverwaltung im Blick behalten
Ein WWS erleichtert Unternehmern die Aufgabe, ihre Lagerbestände stets im Blickfeld zu behalten. Dadurch können sowohl Überbestände als auch Knappheit vermieden werden. Das hilft dabei, die Kostenstruktur zu optimieren und die Kundenzufriedenheit zu steigern.
Wer seine Ressourcen und Bestände genau kennt, hat damit auch die Voraussetzung für eine möglichst effektive Verwaltung seiner Aufträge geschaffen. Diese Aufgabe wird in weiterer Folge ebenfalls vom Warenwirtschaftssystem übernommen. Aufträge können mit einer entsprechend leistungsstarken Software von der Bestellung bis zur Lieferung verfolgt und der aktuelle Status ermittelt werden.
Mittel- bis langfristig hilft das auch dabei, mögliche Bottlenecks zu erkennen und so die Voraussetzung dafür zu schaffen, die eigenen Lieferkettenprozesse zu optimieren.
Ein Warenwirtschaftssystem ermöglicht die umfassende Datenanalyse
In einem WWS fließen in der Regel jede Menge Daten in einem einzigen System zusammen. Durch diese zentrale Erfassung der Daten ermöglicht es in weiterer Folge auch eine umfangreiche Analyse dieser Daten.
Im Management können auf diese Art und Weise wichtige Kennzahlen überwacht werden. Dadurch lassen sich Trends frühzeitig erkennen. Das bildet die Basis für den kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) in Unternehmen. Denn durch die fundierten Entscheidungen aufgrund der vorhandenen Kennzahlen lassen sich die Prozesse kontinuierlich optimieren.
Zu den wichtigsten Kennzahlen eines Warenwirtschaftssystems gehören unter anderem:
- Lagerbestandskennzahlen wie die Umschlagshäufigkeit und die Bestandswertentwicklung
- Auftragskennzahlen wie die Auftragsabwicklungszeit und die Kundenzufriedenheit
- Kostenkennzahlen wie die Gesamtkosten der Lagerhaltung und die Kosten pro Bestellung
- Produktivitätskennzahlen wie die Auslastung der Mitarbeiter oder die Durchlaufzeiten
- Umsatzkennzahlen wie der Umsatz pro Kunde, Region oder Produkt
Unterstützung für Compliance und Reporting
In Industrie-Unternehmen gibt es zahlreiche gesetzliche Vorschriften und Compliance-Anforderungen, die zwingend eingehalten werden müssen, um keine hohen Strafen zu riskieren. Darüber hinaus ist es in regelmäßigen Abständen erforderlich, Berichte für interne und externe Stakeholder des Unternehmens zu erstellen.
Mit der Software für die Warenwirtschaft ist es möglich, die entsprechenden Daten gemäß den Vorgaben zu erfassen und zu verwalten und auf dieser Basis Reports für unterschiedliche regulatorische Anforderungen oder Steuerzwecke zu erstellen.
Die Berichtsfunktionalität eines Warenwirtschaftssystems kann sich je nach Anbieter stark unterscheiden. Deshalb ist es wichtig, für die Auswahl einer geeigneten Software ein Pflichtenheft zu erstellen, in dem die jeweiligen Anforderungen eindeutig definiert sind. Dabei sollte genau beschrieben werden, welche Ergebnisse von der Software erwartet werden und Kriterien definiert werden, anhand derer die Erfüllung der Anforderung festgemacht werden kann.